Hay muchos trámites que pueden realizarse por internet con sólo tener Firma Digital. En este artículo le mostramos los usos útiles que le puede dar a la Firma Digital. Incluimos aquellos trámites que consideramos más valiosos y que hemos realizado nosotros mismos usando la Firma Digital. Si aún no tiene Firma Digital, al final de este artículo encontrará la información sobre cómo obtenerla, costos y trámites de renovación.
Usos útiles de la Firma Digital
Registro como emprendedor o PYME ante el MEIC
Registrarse como PYME o emprendedor en la Dirección general de la pequeña y mediana empresa (DIGEPYME). Con la Firma Digital puede inscribirse a través del Sistema de Información Empresarial Costarricense SIEC y firmar el formulario digitalmente desde su casa sin necesidad de ir a las oficinas del MEIC.
Si no cuenta con Firma Digital deberá imprimir el formulario, firmarlo de forma física y escanear el formulario firmado para adjuntarlo en el proceso virtual.
Para inscribirse como PYME debe cumplir con dos de los siguientes tres requisitos: estar inscrito al día como patrono (planilla) o como trabajador independiente ante la CCSS, inscrito en el Ministerio de hacienda ó contar con la póliza del Riego del Trabajador.
Inscribirse como PYME le permite a las empresas gozar de los beneficios de la Ley 8262 “Ley de Fortalecimiento a las Pymes” entre cuales se encuentran la exoneración en el pago del impuesto a las personas jurídicas, acceso a condiciones especiales de financiamiento, tarifas escalonadas en impuestos y alquileres, entre otros.
Trámite virtual
Para realizar el proceso de registro como PYME de forma virtual siga los siguientes pasos:
- Registrarse como usuario del sistema, suministrado un correo electrónico y una contraseña
- Una vez registrado podrá identificarse (correo y contraseña) y el sistema le ofrece un menú de botones a elegir
- Dar click en el botón que dice Registro Condición PYME
- Empezar a llenar la información paso a paso tal y como se despliega en pantalla. PRECAUCIÓN: los pasos no se salvan uno a uno. Hasta el último paso, quedan guardados.
- Adjuntar el formulario firmado con Firma Digital.
Trámite presencial
Si usted tuviera que hacer el trámite de forma presencial, es indispensable que se presente en las oficinas del MEIC en San José. 400m este del periódico La Nación, 4to piso del edificio Oficentro ASEBANACIO, Llorente de Tibás, el horario de atención es de 8:00am a 4:00pm o en los Centros Integrales de Desarrollo Empresarial (CIDE), que se localizan en Parque la Libertad de Desamparados, Ciudad Quesada, Pérez Zeledón, Limón, y Liberia.
Solicitud de Registro de Marca
El trámite de registrar la marca se puede realizar en línea únicamente con la Firma Digital a través del sitio Servicio de Presentación en línea de Propiedad Intelectual (WIPO File) del Registro Nacional.
A través de este sitio web podrá adjuntar el formulario de registro de marca completo, los comprobantes de pago de timbres y agregar su información de contacto para ser notificado.
Documentos que debe de adjuntar
Para el proceso de registro de marca ya sea presencial o en línea, siempre tendrá que presentar estos documentos:
- Formulario completo: Lo puede descargar en la página del Registro Nacional, aquí
- Comprobantes de pago de clases (timbres)
- Timbre de 20 colones de archivo: este timbre se compra también en el BCR se pide como: “Timbre de 20 colones de archivo”.
- Personería jurídica o copia de la cédula vigente
Registrar su marca es importante para evitar que terceras personas se quieran apropiar de su idea de negocio, su identidad, creatividad y que en algún momento quieran sacar provecho de lo que usted ha creado.
El trámite en forma presencial se realiza en el Registro Nacional ubicado en Zapote contiguo al Parqueo de Aliss, en la parte de registro de propiedad intelectual, el horario de atención es de lunes a viernes de 8:00 am a 3:00pm para la entrega del formulario de inscripción de marca, también se puede enviar al correo [email protected] Cualquier consulta al respecto puede comunicarse al 2202-0665.
Solicitud de registro sanitario en el Ministerio de Salud
El registro sanitario es la autorización de los productos que son fabricados, importados, envasados o comercializados en el país, que sean de interés sanitario, según criterios establecidos por el Ministerio de Salud.
Regístrelo, es una plataforma implementada por el Ministerio de Salud, que le permite hacer el trámite desde la comodidad de su casa a través de Internet. Para lo cuál es indispensable hacer uso de la Firma Digital.
En el portal electrónico www.registrelo.go.cr podrá registrarse para realizar los trámites de inscripción, renovación, cambios post registro, uso de registro o reconocimiento de productos de interés sanitario.
Venderle al Estado por medio de SICOP
El sistema integral de compras públicas (SICOP) es una plataforma tecnológica creada para realizar procesos de compra y contratación administrativa en las instituciones públicas.
Si como Pyme quiere venderle al Estado es requisito fundamental tener Firma Digital para realizar la inscripción. En el siguiente enlace puedes realizar el proceso https://www.sicop.go.cr/index.jsp. Tenga en cuenta que para poder utilizar la Firma Digital su computador requiere el sistema operativo de Windows.
El registro en SICOP puede realizarse como persona física o como persona jurídica. Uno de los requisitos más importantes es estar inscrito y al día con la Caja Costarricense de Seguro Social, de lo contrario la aprobación no será automática.
A la hora de registrarse tenga a mano el número de Cuenta Cliente de la cuenta que desea registrar para realizar pagos asociados a los procesos de licitación. La cuenta puede estar en colones o dólares y debe estar a nombre de la empresa o persona que se está registrando.
Con el registro en la plataforma SICOP usted podrá realizar las operaciones de registro de proveedores, publicación de carteles, envío de ofertas y demás procedimientos de compras que le permitirá tener una relación comercial con las instituciones públicas.
Realizar trámites de la CCSS
Son varios los trámites que se pueden realizar en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), entre ellos afiliarse como trabajador independiente o como patrono, consultar incapacidades, consultar información general sobre cuotas aportadas al Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte.
Estos y otros trámites más los puede realizar sin necesidad de ir a la sucursal de la CCSS o a la oficina central, por medio de la oficina virtual, en el siguiente enlace https://aissfa.ccss.sa.cr/ModuloFirmaDigital/ podrá encontrar con detalle todos los trámites.
Sí desea hacer algún trámite de forma presencial deberá acudir a la sucursal más cercana o a las oficinas centrales en la plataforma de servicios de la dirección de inspección.
Firmar declaraciones juradas
Muchos trámites o procesos exigen la presentación de declaraciones juradas, que son documentos que expresan manifestaciones que se realizan bajo juramento. Con la Firma Digital estos documentos se pueden realizar sin la necesidad de trasladarse a la oficina del abogado o notario público, o incluso si su trámite no pide “autenticado” solo su firma digital es válida para la presentación del documento.
Con la Firma Digital se pueden firmar formularios, cartas y darles el peso de “Juramento” siendo válidas para trámites que así lo dispongan.
Presentar la declaración de registro de accionistas en el BCCR
El Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) (para quienes tengan sociedades) es otro trámite que deberá realizar con su Firma Digital. Toda sociedad debe cumplir con Ley 9416 Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, suministrar y mantener actualizada la información de sus Accionistas y Beneficiarios Finales.
En este artículo solo hemos mencionado algunos de los que nos ha tocado realizar y como experiencia personal, al inicio no estábamos convencidas de su importancia o utilidad, pero una vez que la obtuvimos, además de ser un proceso sumamente rápido, nos convencimos que como profesional independiente o emprendedores nos ahorra tiempo, dinero y la posibilidad de hacer nuevos negocios.
Si aún no cuentas con la Firma Digital, te dejamos la información que necesitas saber.
¿Cómo obtener la Firma Digital?
Empecemos por dejar claro qué es la Firma Digital. No es una firma escaneada, ni tampoco una foto de nuestra firma.
La Firma Digital es una herramienta tecnológica compuesta por un certificado digital, una tarjeta y un lector de tarjeta, de modo que al utilizarla e incluirla en el documento que se quiere presentar garantiza la autoría e integridad del mismo, teniendo esta firma la misma validez de la firma manuscrita de los documentos físicos.
El certificado digital es un documento electrónico emitido por una autoridad certificadora registrada y es almacenado en un dispositivo (tarjeta o token) que se asocia en forma directa con la identidad de una persona física, mediante su firma digital.
A partir del 2005 empezó a regir la Ley 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.
¿Dónde se obtiene?
La Firma Digital se puede obtener en varias entidades bancarias públicas y privadas, en el siguiente enlace puedes revisar la que mejor le convenga en precio y cercanía https://www.bccr.fi.cr/firma-digital/certificados-de-personas-f%C3%ADsicas/emisores-y-costos
Es importante tener en cuenta que el trámite en cualquiera de las instituciones bancarias autorizadas es personal y con cita previa.
¿Cuánto vale tener Firma Digital?
Cuando obtienes por primera vez la Firma Digital el costo varía según la institución con la que se realice el trámite, el mismo va desde los 30.550 colones hasta los 67.000 aproximadamente, algunas entidades autorizadas tienen precios diferenciados para sus clientes, aquí puedes revisar los precios:
https://www.bccr.fi.cr/firma-digital/certificados-de-personas-f%C3%ADsicas/emisores-y-costos
Este costo incluye el certificado digital, documento que asocie en forma directa la identidad con la firma; una tarjeta, permite almacenar el certificado digital, y es utilizado para generar su Firma Digital y el lector, dispositivo que se conecta por medio de entrada USB al computador, en él se introduce la tarjeta que contiene el certificado digital.
Para solicitar la Firma Digital debes ser mayor de 18 años, ser costarricense con cédula de identidad vigente o extranjero residente con el documento de identificación vigente “Documento de Identidad Migratorio para Extranjeros” (DIMEX), que emite la Dirección de Ministerio de Migración y Extranjería.
¿Se vence, cómo se renueva?
Sí, la tarjeta se vence cada cuatro años. Los precios para renovación van desde los 20.900 colones hasta los 50.850 según la entidad donde realice el trámite, estos costos incluyen el certificado y la tarjeta.
Para renovarla deberá de volverse a solicitar en una Oficina de Registro, recuerde que usted puede verificar en el web del BCCR, las oficinas de registros autorizadas, sus costos, números para obtener citas y lugares de atención:https://www.bccr.fi.cr/firma-digital/certificados-de-personas-f%C3%ADsicas/emisores-y-costos
La Firma Digital le ahorra tiempo, no solo se trata del tiempo que dura en el traslado, si no de las filas que se ahorra al esperar ser atendido, al final como emprendedor es tiempo que se puede invertir en su negocio. También ahorra dinero, al no tener que incurrir en gastos de traslados de un lugar a otro.
Anímese a sacar su Firma Digital, es un proceso sumamente rápido, el mismo día se la entregan y para poder hacer uso de ella desde su computador le dan asistencia para la instalación de drivers. Con ella también se le abren oportunidades en un mundo que cada vez es más tecnológico y competitivo, verá que vale la pena.
Fuentes:
